Estimados Administradores,

A continuación se presenta un manual general para el correcto uso del módulo de remuneraciones.

Les pedimos aportar con la mayor cantidad de feedback posible para ir mejorando esta herramienta en base a sus opiniones.

¡Esperamos poder ser un aporte aún mayor en su administración con esta nueva herramienta!

OBSERVACIONES IMPORTANTES:

A- CASOS QUE NO MANEJA EL MÓDULO:

1- Trabajadores afiliados al antiguo sistema de pensiones (IPS o INP). Será incluido próximamente.

2- Trabajadores sujetos a semana corrida. Será incluido próximamente

3- Trabajadores extranjeros que no coticen en Chile.

B- PASOS A SEGUIR:

Estamos en proceso de certificarnos con previred. Este proceso es lento (previred dijo que estima que demore al), razón por la que aún no podemos generar el archivo de 105 campos. Intentaremos acelerar el proceso lo más posible.

C- FERIADOS LEGALES CONSIDERADO POR EL MÓDULO PARA LOS CÁLCULOS:

En caso de que tengas dudas con los feriados que estamos considerando para hacer nuestros cálculos, a continuación te presentamos un listado:

www.comunidadfeliz.cl/feriados

A continuación la explicación paso a paso para el uso de la herramienta en dos secciones. Estas son:

I-Ingreso de trabajadores y liquidación de sueldo

II- Generación del finiquito.

I-Ingreso de trabajadores y liquidación de sueldo

A continuación se explica toda la información relevante para generar el ingreso de los trabajadores en el sistema y la generación de sus liquidaciones de sueldo.

Paso 1: ingreso de trabajadores y sus datos personales

Lo primero que se debe hacer es ingresar a todos los trabajadores de la comunidad que quieres manejar con la aplicación. Para ingresar un nuevo trabajador debes hacer click donde dice “nuevo empleado”

Captura de pantalla 2016-05-02 a las 12.25.09.png

Cuando hagas click en ese ícono se abrirá el siguiente formulario:

Captura de pantalla 2016-05-02 a las 12.34.55.png

Debes ingresar toda la información del trabajador. Es importante destacar que la fecha de ingreso a la comunidad es la que se usará como referencia para hacer el cálculo de indemnización por años de servicio si corresponde y feriado proporcional en los finiquitos.

Una vez que toda la información esté ingresada y revisada hacer click en “guardar”. Este procedimiento debe ser repetido con todos los trabajadores que desees manejar en la comunidad. Una vez que hagas esto, el módulo se verá similar al módulo de “copropietarios”, pero con trabajadores en vez de residentes. A continuación presentamos un ejemplo:Captura de pantalla 2016-05-02 a las 14.08.17.png

Recuerda que cuando desvincules a un trabajador de la comunidad, puedes hacer click en la opción que dice “desactivar” en su perfil para que quede en la sección de “empleados pasados”. Toda su información aún se mantendrá, junto con sus documento asociados, pero quedará un registro visible y claro de que esa persona ya no trabaja en la comunidad.

Paso 2: Ingreso de las condiciones de contrato

Una vez que ingreses a los trabajadores, corresponde ingresar los datos generales de contratación (tipo de contrato, sueldo base, AFP, ISAPRE, entre otras). Para hacer esto debes hacer click en el ícono que dice “Perfil, contrato y liquidaciones” sobre el usuario del trabajador (ejemplo a continuación):

Captura de pantalla 2016-05-02 a las 14.14.41.png

Una vez que entres al perfil, podrás seleccionar un ícono que dice “Agregar contrato/salario” si es que no se ha definido el contrato aún. Has click en este para generar los datos generales de contrato. A continuación mostramos una foto del botón:

Captura de pantalla 2016-05-02 a las 14.21.26.png

Una vez que hagas click en este botón, aparecerá el siguiente formulario:

Captura de pantalla 2016-05-24 a las 18.24.46.png

Aquí se pide que definas los parámetros que el programa usará todos los meses para hacer la liquidación de sueldo. Entre los datos que se piden está el sueldo base, el tipo de contrato, Fecha de inicio de contrato, AFP, ISAPRE, entre otras.

Es importante destacar que por defecto, la fecha de inicio de contrato es igual a la fecha de incorporación a la comunidad que llenaste en los datos del trabajador. Si esta se cambia en este formulario, se usará esta nueva fecha como referencia para el cálculo de finiquitos.

En caso de que exista un cambio en las condiciones de contrato, estas pueden ser editadas en todo momento. Recuerda de todas maneras que estos cambios no alteran las liquidaciones y/o finiquitos ya generados, solamente alterarán las que se hagan luego del cambio.

*Algunas consideraciones importantes de esta sección:

1- El sistema permite hasta 3 tipos de horas extras diferentes (a diferentes porcentajes de pago adicional por la hora).

2- Los bonos colación y movilización se ven afectados por los descuentos de días que se registren en la generación de la liquidación de sueldo (ver paso 4). El resto de los bonos, comisiones u otros haberes no son afectados por este descuento de días.

Una vez que hayas ingresado y revisado toda la información debes hacer click en “guardar”.

Paso 3: Ingreso de créditos sociales de trabajadores

Este es un paso que sólo debes realizar si uno o más de tus trabajadores tienen algún crédito con una entidad como una caja de compensación que debe ser retenido por el empleador (algunas personas los denominan como “créditos descontados por planilla”). Si no tienes este tipo de créditos en tu comunidad, simplemente salta este paso.

Para ingresar un crédito de este tipo, debes ir a la vista de inicio del módulo de remuneraciones y hacer click en el ícono que dice “créditos sociales” en la esquina superior derecha y luego en el botón “agregar crédito”. Esto te llevará al siguiente formulario:

Captura de pantalla 2016-05-02 a las 15.32.24.png

Debes determinar a que empleado se le asocia el crédito, junto con el monto a recaudar con el crédito (total) y el número de cuotas en que quieres dividir el monto. Adicionalmente se pide el primer mes en que quieres hacer el descuento en la planilla del trabajador.

Si las cuotas no son constantes mes a mes, puedes crear el número de cuotas que quieres considerar y editar posteriormente los montos a guardar en el crédito.

esta información se irá actualizando mes a mes en la liquidación de sueldo mientras exista una cuota. Estas pueden ser eliminadas o editadas en cualquier momento. También puedes crear cuotas adicionales si corresponde

Este procedimiento debe ser repetido para cada uno de los trabajadores que tengan este beneficio.

Paso 4: Emisión de liquidaciones de sueldo

Una vez que hayas concretado los 3 pasos anteriores, corresponde generar y emitir las liquidaciones de sueldo de los trabajadores. Para hacer esto debes hacer click donde dice “generar liquidación de sueldo” en el perfil del trabajador. (Ver siguiente foto)

Captura de pantalla 2016-05-02 a las 16.37.26.png

Una vez que haces click en esta opción, se desplegará el siguiente formulario (separado en 2 fotos por el tamaño):

Captura de pantalla 2016-07-29 a las 14.44.56.png

Captura de pantalla 2016-07-29 a las 14.45.33.png

Aquí se piden todos los parámetros mensuales que influyen en la generación de la liquidación de sueldo, tales como horas extra, comisiones, bonos. Adicionalmente se le piden descuentos (como días de descuento con licencia y sin licencia).

Algunos campos se prellenan con la información de la última liquidación de sueldo (si existe). Estos son los que no deberían cambiar mes a mes, tales como las gratificaciones, APV, Retenciones legales, entre otras. A pesar de esto último, el programa te permite editarlas en el mismo formulario si existe algún cambio que registrar.

Finalmente el formulario te pedirá indicar a que mes quieres cobrar dicha liquidación. Esto puede ser útil en el caso de que el cobro de las liquidaciones en los gastos comunes esté desfasado con respecto al mes a que corresponde la liquidación (por ejemplo, algunas comunidades cobran los sueldos de mayo de los trabajadores en el gasto común de junio). Obviamente, el sistema no te permitirá cobrarlo en un mes que ya esté cerrado.

MUY IMPORTANTE: El sistema carga automáticamente en la minuta de egresos el valor del SUELDO LÍQUIDO A PAGAR DEL TRABAJADOR, o sea, los anticipos y cotizaciones previsionales se agregan de manera manual. Esto se planea incorporar de manera automática previa confirmación del usuario de la aplicación.

Finalmente, el programa te permite subir el archivo firmado si lo deseas para que quede como respaldo en el sistema. A continuación presentamos un ejemplo de liquidación de sueldo:

Captura de pantalla 2016-07-29 a las 14.55.11.png

ALGUNOS COMENTARIOS IMPORTANTES:

1- El bono responsabilidad es un bono especial que se incluye en el cálculo de las horas extras. Este es un bono particular bastante común en las comunidades.

2-La clasificación de haberes para este módulo son:

Imponibles: Sueldo base, Comisiones, Bonos (todos incluyendo los que defines con el nombre que tu quieras menos colación y movilización), Horas extras, Gratificaciones.

No imponibles: Todos los no mencionados anteriormente.

II-Generación de Finiquitos:

Si se genera la desvinculación de un trabajador que estaba contratado en la comunidad, es necesario generar su finiquito.

Para poder iniciar con la generación del documento, debemos hacer click en la opción que dice “Generar Finiquito” en el perfil del trabajador. Esto te llevará al siguiente formulario donde deberás ingresar la información necesaria para el finiquito (Dividido en 2 fotos por la extensión del formulario):

Captura de pantalla 2016-05-03 a las 1.52.13.png

Captura de pantalla 2016-05-03 a las 1.52.32.png

Es importante destacar que algunos de estos campos se prellenan si existe información histórica de liquidaciones pasadas. De todas maneras puedes modificar dichos valores si no son correctos para generar un finiquito distinto al sugerido.

La sección se divide en 4 secciones que explicaremos a continuación:

a- Sección “Información para finiquitos”: Es la parte superior del formulario. En esta debes indicar el causal de la desvinculación, determinar días hábiles de vacaciones por año pactadas en contrato (por defecto aparece el mínimo legal de 15 días hábiles), fecha de inicio y término de contrato, entre otras cosas generales del finiquito.

b- Sección “Bonos y comisiones últimos 3 meses (promedios)”: En esta sección se prellenaran los datos promedios de bonos y comisiones de las últimas 3 liquidaciones registradas, si estas existen. En caso de aún no existir, quedarán en blanco para ser llenadas por el usuario.

Recuerden que si la persona presentó un período de licencia médica considerable en algunos de los meses a contar, esta liquidación se debe ser “saltada” para hacer el cálculo de bonos y comisiones promedios. Pueden revisar el siguiente link de la dirección del trabajo si tienen dudas con este punto (ORD. Nº 2994/171):

http://www.dt.gob.cl/legislacion/1611/w3-article-84791.html

En particular, el siguiente párrafo es relevante:

“Sobre este particular, es necesario señalar que, de acuerdo a la reiterada jurisprudencia de esta Dirección, contenida entre otros, en los dictámenes citados en la concordancia, si se trata de determinar el promedio correspondiente al feriado de un dependiente con remuneración mixta que estuvo acogido a licencia médica, debe considerarse el o los meses anteriores al período en que el dependiente hizo uso de ésta toda vez que no es posible atribuir al período abarcado por ella la calidad de meses “trabajados”, dado que durante ellos la obligación de prestar servicios se encuentra suspendida.”

Por esta razón, si existió período de licencia médica por parte del trabajador en los 3 meses anteriores a la desvinculación, es necesario hacer el ajuste correspondiente al monto que el programa sugerirá si corresponde.

c- Sección “haberes último mes”: Esta sección corresponde a otro tipos de haberes relevantes para el cálculo de indemnización de años de servicio. La dirección del trabajo dice que se deben considerar el Bono Colación y Movilización si son percibidos regularmente por el trabajador en el cálculo de indemnización. Además, los viáticos, asignación por desgaste de herramientas y todos los otros haberes no imponibles que se perciban regularmente también deben ser incluidos. Estos son los haberes que se piden en esta sección, y que serán considerados para el cálculo de la indemnización por años de servicio e indemnización sustitutiva a previo aviso. Por esta razón, esta sección solo debe ser llenada con estos haberes si estos se perciben regularmente por el trabajador. Si aún tienes dudas con esta sección, a continuación hay un link de la dirección del trabajo explicando este punto:

http://www.dt.gob.cl/consultas/1613/w3-article-60585.html

Esta sección del formulario se prellenará con la información de la última liquidación (si existe), pero también permite modificaciones en los números.

d- Sección “Sueldo Pendiente”: Esta sección es usada para ingresar los haberes y descuentos que quedaron pendientes del último mes de trabajo que aún no se ha pagado. Por ejemplo, si se pagó la liquidación anterior el día primero de un mes, correspondiente al sueldo del mes anterior, pero el trabajador fue desvinculado el día 15 y durante ese período quedaron comisiones pendientes u otros haberes similares, estas deben ser incluidas en esta sección, para ser sumadas al proporcional del pago por concepto fijo a determinar en base a los días trabajados.

Es importante tener claro que los únicos haberes que se suman de manera proporcional a los días trabajados son el de colación y movilización. Todos los otros son sumados de manera integra en el cálculo.

Finalmente, el formulario te pedirá que determines a que mes quieres cargar el finiquito como egreso, y si efectivamente quieres que el programa lo cargue automáticamente en el gasto común (si seleccionas la opción “no cobrar” este no será considerado como un egreso. Esta opción la pueden usar las personas que prefieran ingresar ese gasto de manera manual).

Si ya hiciste todo lo anterior, estas solo a 1 click de generar tu finiquito ¡Felicitaciones!

Una vez que hagas click en guardar el programa te mostrará en pantalla el finiquito. A continuación un ejemplo en foto de lo que verás:

Captura de pantalla 2016-05-04 a las 12.45.17.png

Se muestra el preview del finiquito, el cual puede ser descargado en pdf haciendo click en “descargar finiquito”. A continuación un archivo de ejemplo:

Captura de pantalla 2016-05-04 a las 12.48.57.png

Posteriormente, el programa permite poder agregar al sistema el documento firmado por ambas partes si lo deseas como respaldo.

En caso de haber realizado el finiquito de manera errónea, este puede ser anulado. Siguiendo con nuestra política de empresa de nunca eliminar la información generada, incluso cuando esta es anulada, el módulo muestra a la derecha un historial de modificaciones donde tendrás acceso a esta información (ver siguiente foto para ejemplo):

Captura de pantalla 2016-05-04 a las 12.53.35.png

Finalmente, si tienes dudas de como se determina el monto de cada uno de los conceptos, puedes hacer click en la opción que dice “ver detalle de cálculo” para tener un informe detallado de los parámetros y variables utilizadas en el cálculo del documento.

¡Muchas gracias por leer y esperamos poder contar con la mayor cantidad de su feedback posible!

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